சில கடிதங்கள் மிகவும் தெளிவற்ற முறையில் முடிவடைகின்றன, முகவரிதாரர் நஷ்டத்தில் இருக்கிறார்: சாரத்தை புரிந்து கொள்ள நீங்கள் உரையை மீண்டும் படிக்க வேண்டும். நேரமின்மை காரணமாக, பெறுநர் ஒரு கடிதத்தை வெளியே எறியலாம் அல்லது எதையாவது திசைதிருப்பலாம், மேலும் விவரிக்கப்பட்டுள்ள சூழ்நிலையை இனி ஆராய முடியாது. தெளிவான, சுருக்கமான மற்றும் திறமையான முடிவு வாசகருக்கான மரியாதையை வலியுறுத்துகிறது மற்றும் கோரிக்கை அல்லது கோரிக்கைக்கு விரைவாக பதிலளிக்க உதவுகிறது.
வழிமுறை கையேடு
1
நீங்கள் சொல்ல விரும்பியதை மூன்று பத்திகளில் அமைக்கவும். எண்ணங்கள் தெளிவாகக் கூறப்பட்டதாகத் தோன்றலாம், ஆனால் தகவலின் கருத்து வாசகரின் நிலையைப் பொறுத்தது. எனவே, உரையை மீண்டும் படித்து மூன்று முக்கிய எண்ணங்களை தனித்தனியாக எழுதுங்கள். அது உண்மைகள், தேதிகள், பெயர்கள் போன்றவையாக இருக்கலாம். இதற்கு உணர்ச்சிகள் தேவையில்லை, சுருக்கமாக, சில வார்த்தைகளில் எழுதுங்கள், ஏனென்றால் நீங்கள் பங்கு எடுக்க வேண்டும், முக்கிய புள்ளிகளை நினைவுபடுத்துங்கள்.
2
செய்தியைப் பெறுபவர் செய்ய வேண்டிய மூன்று செயல்களை எழுதுங்கள். மக்களின் எதிர்வினை கணிக்க முடியாதது. வழங்கப்பட்ட தகவல்களுக்கு சந்தேகத்திற்கு இடமின்றி செயல்படுவது சாத்தியம் என்று உங்களுக்குத் தோன்றுகிறது, ஆனால் ஒரு நபர் தனிப்பட்ட பழக்கவழக்கங்களையும் நோக்கங்களையும் பொறுத்து இதைச் செய்கிறார். வாசகரிடமிருந்து நீங்கள் எதிர்பார்ப்பதை நீங்கள் தெளிவாகக் குறிப்பிடவில்லை என்றால், அவர் புரிந்து கொள்ளவில்லை அல்லது அவருக்குப் புரியவில்லை என்று சொல்ல மாட்டார்.
3
முந்தைய படிகளில் பெறப்பட்ட பட்டியலை முக்கியத்துவத்தின் இறங்கு வரிசையில் ஏற்பாடு செய்யுங்கள். கடிதத்தின் முடிவு சில நேரங்களில் நீதிமன்ற அமர்வில் கடைசி வார்த்தையை நினைவூட்டுகிறது: கடிதத்தைப் பெறுபவரின் எண்ணம், முடிவுகள் மற்றும் விளைவுகள் இதைப் பொறுத்தது. செய்தியின் பொருளைப் பாதிக்காமல் தவிர்க்கக்கூடிய உருப்படிகளை பட்டியலிலிருந்து அகற்று. மீதமுள்ள குறுகிய பட்டியலை கடிதத்தின் முடிவில் வைக்கவும், இதனால் வாசகர் எதையும் இழக்க மாட்டார்.
4
தேதிகளைக் குறிக்கவும். கடிதத்திற்கு எதிர்வினைக்காக நீங்கள் காத்திருந்தால், உங்கள் எதிர்பார்ப்புகளைக் குறிப்பிடவும். சிலருக்கு கடைசியாக இழுக்கும் போக்கு உள்ளது, எனவே ஒரு குறிப்பிட்ட நேரத்தைக் குறிப்பது தவறாக இருக்காது.
5
தொடர்பு விவரங்களை விடுங்கள். உங்கள் நிருபர் உங்கள் தொலைபேசியை விரைவாக கண்டுபிடிக்க முடியும். அத்தகைய சூழ்நிலைகளை எதிர்பார்த்து, பெறுநரிடம் அது இருப்பதாக நீங்கள் உறுதியாக நம்பினாலும், தேவையான தகவல்களை கடிதத்தில் வைக்கவும்.
6
கண்ணியமாக இருங்கள், நல்லதைச் சொல்லுங்கள், உங்கள் நேரத்திற்கு நன்றி. கடிதம் அவருக்கு மகிழ்ச்சி அளித்தாலோ அல்லது விரும்பத்தகாத அனுபவங்களிலிருந்து அவரைக் காப்பாற்றியாலோ பெறுநர் பதிலளிப்பதற்கும் உங்களைத் தொடர்புகொள்வதற்கும் அதிக வாய்ப்புள்ளது.
7
செய்தியுடன் ஒரு பெயருடன் கையொப்பமிடுவதை உறுதிப்படுத்திக் கொள்ளுங்கள்: இது உண்மையான தகவல்தொடர்பு உணர்வை உருவாக்குகிறது. நபர் பதிலில் கவனம் செலுத்துவதும் அதை பொறுப்புடன் எடுத்துக்கொள்வதும் முக்கியம். ஒரு முன்மாதிரி அமைக்கவும், மக்கள் உங்களை அதே வழியில் நடத்துவார்கள்.
