ஒரு அதிகாரிக்கு ஒரு கடிதம் எழுத வேண்டியது அவசியம் என்றால், அத்தகைய ஆவணங்களை செயலாக்குவதற்கான விதிகளுக்கு இணங்க வேண்டியது அவசியம். இந்த வழக்கில், உத்தியோகபூர்வ கடித வடிவமைப்பை ஆரம்ப மாதிரியாக எடுத்துக்கொள்வது சிறந்தது, இது அதிகாரப்பூர்வ தகவல்களை அனுப்பவோ அல்லது பெறவோ நோக்கமாக உள்ளது. சரியாக வரையப்பட்ட மேல்முறையீடு, அரசாங்கத்திற்கும் குடிமக்களுக்கும் அதன் பிரதிநிதிக்கும் இடையிலான அனைத்து தொடர்பு விதிகளுக்கும் இணங்க நம்ப அனுமதிக்கும்.
உங்களுக்கு தேவைப்படும்
- - கணினி;
- - அச்சுப்பொறி;
- - ஏ 4 அலுவலக தாள்.
வழிமுறை கையேடு
1
அனைத்து உத்தியோகபூர்வ கடிதங்களும் தாளின் மேலே வலதுபுறத்தில் அமைந்துள்ள முகவரியின் விவரங்களுடன் தொடங்குகின்றன. மரபணு வழக்கில் மாநில கட்டமைப்பின் பெயரையும் அஞ்சல் முகவரியையும் எழுதுங்கள். அடுத்து, டேட்டிவ் வழக்கில், உங்கள் முறையீடு செய்யப்படும் அதிகாரியின் நிலை, குடும்பப்பெயர், பெயர் மற்றும் புரவலன் ஆகியவற்றைக் குறிக்கவும். செய்தி நகல் செய்யப்பட்டு பல அமைப்புகளின் முகவரிக்கு அனுப்பப்பட்டால், அவற்றை இங்கே பட்டியலிடுங்கள். உங்கள் சொந்த பெயர், வசிக்கும் இடம் மற்றும் தொடர்பு எண்களைக் குறிக்க மறக்காதீர்கள். சேவை கடிதம் - உரையில் குறிக்க வேண்டிய ஒரே ஆவணம். எனவே நேராக உள்ளடக்க பகுதிக்குச் செல்லுங்கள்.
2
"அன்பே" என்ற செய்தியுடன் கடிதத்தைத் தொடங்கவும், உங்கள் முறையீடு ஒரு குறிப்பிட்ட நபரை எட்டும் என்று நீங்கள் உறுதியாக நம்புகிறீர்கள் எனில் பெயர் மற்றும் புரவலன் மூலம் தொடர்பு கொள்ளுங்கள். இல்லையென்றால், தனிப்பட்ட முறையீட்டைத் தவிர்த்து, உடனடியாக நிலைமையை விவரிக்கத் தொடங்குங்கள். தேவையற்ற விவரங்களைத் தவிர்த்து, உங்கள் வழக்கை சுருக்கமாகவும் வணிக பாணியிலும் சுருக்கமாகக் கூற முயற்சிக்கவும். உங்கள் அதிகாரியால் கவனிக்கப்பட வேண்டிய சூழ்நிலைகளை விவரிக்கவும். உங்கள் தீர்ப்புகளின் செல்லுபடியை உறுதிப்படுத்தும் சட்டத்தின் குறிப்பிட்ட கட்டுரைகளைக் குறிப்பிடுவதன் மூலம் உங்கள் நிலைப்பாட்டை வாதிடுங்கள்.
3
இறுதி பகுதியில், "நான் கேட்கிறேன்" என்ற வார்த்தையின் பின்னர் உங்கள் தேவைகளைச் சொல்லுங்கள். உங்கள் கேள்விக்கு ஒரு தீர்வை எதிர்பார்க்கும் கால அளவைக் குறிக்கவும். உங்கள் முறையீட்டிற்கு அதிகாரிகளின் பிரதிநிதியிடமிருந்து எந்த எதிர்வினையும் இல்லை என்றால் உங்கள் செயல்களுக்கான நடைமுறையை விவரிக்கவும். "பயன்பாடுகள்" பிரிவில், பரிசீலிக்க சமர்ப்பிக்க வேண்டியது அவசியம் என்று நீங்கள் கருதும் அனைத்து ஆவணங்களையும் (பொதுவாக நகல்கள்) பட்டியலிட்டு எண்ணுங்கள். கடிதத்தில் கையொப்பமிட்டு தேதியை அமைக்கவும். கடிதத்தை நகலில் அச்சிடுங்கள்.
கவனம் செலுத்துங்கள்
நிச்சயமாக, நீங்கள் ஒரு அதிகாரப்பூர்வ கடிதத்தை எளிய எழுத்து வடிவில் எழுதலாம். ஆனால் முரண்பாடுகளைத் தவிர்ப்பதற்கும், அதிகாரிகள் தவறான புரிதல்களைக் குறிப்பிடுவதைத் தடுப்பதற்கும், உங்கள் கையெழுத்தின் அம்சங்களில் கவனம் செலுத்துவதற்கும், சிக்கலை மிகவும் அணுகக்கூடிய வகையில் தெரிவிப்பது உங்கள் நலன்களில் உள்ளது என்பதை நினைவில் கொள்ள வேண்டும்.
பயனுள்ள ஆலோசனை
உங்கள் கடிதத்தை அதிகாரியிடம் மாற்றுவதற்கு முன், அதை செயலாளரிடம் பதிவுசெய்து, உங்கள் நகலில் இது குறித்த குறிப்பை வைக்கச் சொல்லுங்கள். கூடுதலாக, டெலிவரி அறிவிப்புடன் பதிவு செய்யப்பட்ட அஞ்சல் மூலம் அனுப்பலாம்.
